5S digital: gestión eficiente y productiva de la información digital

Cada vez pasamos más tiempo rodeados de dispositivos para manejar información y, a su vez, la importancia de estos equipos de trabajo digital es cada vez mayor. En este sentido, cada día disponemos de más y más recursos para tomar las mejores decisiones sobre la base de la mejor información. ¿Pero, es la mejor o simplemente es más información? Cuando la información se acumula, suele llegar un momento en que más es menos y entramos en la paradoja de la elección: sobrepasado un cierto límite no encontramos lo que buscábamos y, si llegamos a encontrarlo, tenemos la duda de si esa información es la correcta o si habrá alguna otra mejor y más actualizada.

¿Qué es la metodología 5s digital?

La metodología de las 5S nació para dar respuesta a dilemas como el que planteamos sobre estas líneas. Esta metodología, desarrollada por la empresa japonesa Toyota en los años 60, se ha utilizado tradicionalmente para mejorar la eficiencia en el trabajo y aumentar la productividad mediante una disposición adecuada del entorno de trabajo «físico». La metodología de las 5S considera que tener a mano los recursos físicos para usarlos cuando hacen falta sirve para tardar menos tiempo en llevar a cabo una actividad. En este sentido, las 5S Digitales, con ciertas adaptaciones, proponen aplicar los principios de las 5S físicas a la gestión de la información digital que manejamos, ya sea en una estructura de archivos y carpetas, en el correo electrónico o en el escritorio de nuestro sistema operativo.

De este modo, la metodología de las 5S Digital tiene como objetivos:

• La mejora de las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
• La reducción de gastos de tiempo y energía.
• La reducción de riesgos de accidentes en el trabajo.
• La mejora de la calidad de la producción.
• El aumento de la seguridad en el trabajo.

¿Cuáles son las 5s?

El nombre de esta metodología hace referencia a la nomenclatura japonesa de los términos o pasos que la componen. Así, los pasos que propone la metodología de las 5S se compone de Seiri, Seiton, Seisō, Seiketsu y Shitsuke; o lo que es lo mismo: Clasificación, Organización, Limpieza, Estandarización y Disciplina:

• 1S – Clasificar (Seiri): Consiste en suprimir elementos innecesarios, eliminando lo que sea inutil del espacio de trabajo.
• 2S – Organización (Seiton): Situar los elementos necesarios, organizando el espacio de trabajo de forma eficaz.
• 3S – Limpieza (Seisō): Suprimir suciedad, mejorando el nivel de limpieza de los espacios de trabajo.
• 4S – Estandarización (Seiketsu): Señalizar anomalías, previniendo la aparición de la suciedad y el desorden en los espacios de trabajo.
• 5S- Disciplina (Shitsuke): Seguir mejorando mediante la disciplina y la constancia en los 4 puntos anteriores.

Como se puede comprobar, estas ideas están concebidas para un espacio de trabajo físico, donde el trabajo se desarrolla en un escritorio o una mesa de diseño por ejemplo. Pero, si bien esta metodología se concibió para el espacio físico, con pequeñas adaptaciones se puede aplicar con el mismo éxito a los entornos de trabajo digitales con los que convivimos en la actualidad.

Cómo implantar la metodología de las 5s digitales

La adopción de una nueva metodología de trabajo es delicada y casi siempre requiere de una serie de pasos que deben desarrollarse antes, durante y tras la implantación de la nueva metodología de trabajo. En este caso, son las mismas 5S las que establecen los pasos a seguir para su implantación.

En primer lugar, debemos asegurarnos de contar con los conocimientos necesarios sobre la metodología que se desea implantar. En caso de no contar con estos conocimientos será necesaria cierta formación al respecto. Posteriormente, se procede a la planificación de las acciones que se van a llevar a cabo. En este caso habrá que tener en cuenta los criterios con los que se quieren establecer las 5S digitales, teniendo en cuenta las necesidades y las características del trabajo que se lleva a cabo en el centro o equipo de trabajo donde se va a implantar esta metodología.

Llegados a este punto, llega la hora de empezar a implantar y desarrollar cada una de las 5S. Los conceptos o pasos a seguir que propone la metodología de las 5s se pueden aplicar a los entornos digitales de trabajo con relativa facilidad mediante la aplicación de una serie de pequeños ajustes o adaptaciones, con los que cambiamos el foco de esta metodología de los elementos físicos a los elementos digitales con los que trabajamos día a día. Así, si adaptamos los pasos que propone esta metodología a un entorno digital, las 5S podrían implantarse de la siguiente manera:

• 1S – Clasificar: Analizaremos la información y la categorización que hacemos de la misma. Una vez analizada toda esta información, se procede a eliminar la información y taxonomías/categorías innecesarias, ya sea por falta de utilidad, por estar duplicada o por desactualización de la misma.Así mismo, se establecerá un proceso para gestionar la información dudosa y se definirá un protocolo para prevenir la aparición de nuevos elementos innecesarios.

Para desarrollar este paso, se propone el uso de herramientas para indexación, detección y eliminación de elementos innecesarios.

• 2S – Organización: Una vez cribada la información y definidas las clasificaciones, taxonomías o etiquetas necesarias para categorizarlas, se procede a distribuir y guardar esta información de forma lógica conforme a lo establecido. Para ello, se tendrá en cuenta la frecuencia con la que se utiliza lo reciente que es la información. Es decir, lo más usado debe estar guardado más a mano para evitar pérdidas de tiempo innecesarias. Además, este es el punto en el que debe establecerse una nomenclatura común para la identificación de la información.

Para llevar a cabo e implantar la segunda S, se recomienda el uso de herramientas para la identificación masiva de documentos y demás información.

• 3S – Limpieza: Durante el paso anterior, que hace referencia a la organización, lo más probable es que aparezca gran cantidad de documentación y demás información de poca o nula utilidad. Este es el momento más adecuado para analizar de donde surge toda esta información para ponerle freno y evitar la aparición de “suciedad” en el futuro. Es decir, este paso consiste en una rutina para «limpiar» de elementos innecesarios la zona de trabajo habitual.

Las herramientas de diagnóstico y limpieza pueden ser de gran utilidad para implantar la tercera S, ya que ayudan a identificar esta información y su procedencia, permitiendo poner freno a esta fuente de información de poca o nula utilidad.

• 4S – Estandarización: Para que una metodología de trabajo como esta funcione de forma adecuada, resulta esencial que todas las personas sigan las mismas reglas o criterios. Es decir, hablamos de la estandarización de la metodología entre los miembros de la organización. Para ello se establecerá un sistema de señalización de anomalías que permita la activación de señales para detectar rápidamente cualquier desviación respecto al estándar establecido.

A la hora de establecer una estandarización de criterios, las herramientas que permiten una gestión visual pueden ser de gran utilidad para definir alertas que avisen ante desvíos respecto a los criterios establecidos.

• 5S – Disciplina: Llegados a este punto, la metodología como tal ya está establecida. Pero no podemos perder de vista el 5º punto, que hace referencia a la disciplina, ya que es el punto más importante para garantizar el buen desempeño de esta metodología a largo plazo. En este sentido, definir un sistema de evaluación contínua permite mantener la disciplina y la constancia en las 5S.

Finalmente, una vez establecido el modelo de las 5S digitales se recomienda la creación de documentos de evaluación, planes de acción, indicadores y evidencias para el control y seguimiento de la metodología establecida, de modo que cualquier nuevo integrante puede adoptar esta metodología con facilidad al incorporarse al equipo de trabajo. Finalmente, impartir una serie de píldoras formativas pueden ser de utilidad para mantener frescos los criterios que establece esta metodología.

Programa del taller sobre la metodología de las 5S digitales

El taller sobre la implantación de las 5S digitales plantea una serie de ejercicios y autodiagnósticos y sugiere herramientas de utilidad para mejorar la eficiencia en el tratamiento de la información digital, de tal forma que a lo largo del mismo cada participante pueda aplicar a su propia realidad las prácticas que se vayan realizando.

Los objetivos del taller son:

El taller sobre la metodología de las 5S digitales tiene como objetivo la mejora de la eficiencia y la productividad en el trabajo mediante la disminución del tiempo necesario para la gestión de la información y la reducción del número de errores e incidencias generados en el manejo de la información digital mediante la aplicación de los principios de las 5S a un entorno de trabajo digital.

Se dirige a:

El taller sobre la metodología 5S digital se dirige a profesionales de cualquier sector o responsabilidad que tengan sensibilidad por mejorar la eficiencia en la gestión de la información digital, con la finalidad de aumentar la productividad en el trabajo.

Contenido del taller:

El taller se desarrolla de forma remota a través de Zoom en tres sesiones de tarde, programadas en tres semanas consecutivas.

Jornada 1

• Autodiagnóstico inicial: las bolsas de mejora en el manejo de la información digital.
• Visión general de las 5S: claves para conseguir resultados.
• Paso a paso: las 5S digitales en acción:
  • 1S: Suprimir innecesarios
  • 2S: Situar necesarios
  • 3S: Suprimir suciedad
  • 4S: Señalizar anomalías
  • 5S: Seguir mejorando
• Plan de trabajo personal: priorización de áreas de mejora mediante las 5S digitales.
  Organización de un proyecto de 5S digitales: qué tener en cuenta para que tenga éxito.

Jornada 2

• 1S: Eliminación de información innecesaria y taxonomías/etiquetación. Gestión de información dudosa. Protocolos de prevención para evitar la aparición de nuevos elementos innecesarios.
  • Herramientas para indexación, detección y eliminación de innecesarios
• 2S: Distribución lógica de la información según taxonomías/etiquetas. Frecuencia y elementos recientes. Lo más usado a mano. Identificación: criterios de nomenclatura.
  • Herramientas para identificación masiva.
• 3S: Identificación de focos de suciedad y cómo contenerlos. Rutinas para «limpiar» de innecesarios las zonas de trabajo habitual.
  • Herramientas de diagnóstico y limpieza.

Jornada 3

• 4S: Señalización de anomalías, activación de señales para la detección rápida de desviación respecto al estándar.
  • Herramientas para implantar una gestión visual.
• 5S: Sistemas para la evaluación y el mantenimiento de las 5S digitales. Píldoras formativas. Documentos de evaluación, planes de acción, indicadores y evidencias.
  • Herramientas para la evaluación y el mantenimiento de las 5S
• Definición del plan de trabajo personal para avanzar en la implantación de las 5S digitales.
• Balance del taller.

Las personas participantes tendrán a su disposición un sitio web con el material del taller y enlaces a recursos y herramientas útiles.

Otros eventos y talleres relacionados:

Además del taller sobre la implantación de la metodología de las 5S digitales, también llevamos a cabo otros talleres y eventos relacionados con la coordinación de trabajo y la organización empresarial que pueden ser de tu interés:

• Organiza la información digital que te aporte valor
• Comunicación interna e Intranet