Pautas de actuación para mejorar el rendimiento organizativo
Prof. Juan Antonio Ramos-Yzquierdo (TEMIS, Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Navarra), nos ha dado una charla recientemente sobre Pautas de actuación para mejorar el rendimiento organizativo. Esto es lo que nos ha contado.
Equipos en la Organización horizontal
¿qué es un EQUIPO INTERFUNCIONAL?
Estos equipos son formados, generalmente, por personas del mismo nivel jerárquico pero de diferentes áreas de trabajo, que se reúnen para llevar a cabo una tarea o actividad.
- Objetivo: permitir a la gente de diversas áreas dentro de una organización (o entre organizaciones) intercambiar información, desarrollar nuevas ideas, solucionar problemas, coordinar proyectos complejos y gestionar procesos de negocio.
- Ejemplos: Task force (temporal), Comités.
Los equipos interfuncionales constituyen una técnica común para motivar a personas de distintos departamentos a trabajar juntos.
Al unir a toda la gente implicada en un proceso, los equipos interfuncionales pueden mantenerse al tanto de lo que sucede, examinar las debilidades en toda la organización y generar una amplia variedad de ideas sobre las posibles causas de un problema y sus soluciones.
Los equipos interfuncionales también pueden ayudar a vencer las barreras causadas por las diferencias en el poder, la condición, las actitudes y los valores de las personas.
Estos equipos son importantes porque una sola persona, o incluso un solo departamento, rara vez controlan o comprenden todo un proceso.
Tipos de equipos según su relación con las tareas y su sincronización
- Funcional
- Interactivo
- Sincrónico
- De estrellas.
Equipo funcional básico (Béisbol)
- Cada miembro del equipo tiene definida una función clara.
- No debe interferir con sus compañeros ya que cada uno es especialista en su área.
- Los miembros saben quienes componen el equipo y le envían el trabajo apropiado.
- Es apropiado cuando el trabajo se realiza en secuencia
Equipo interactivo (Fútbol)
- Es un equipo de especialistas‐generalistas, con amplia visión del juego, cuyo objetivo es el de optimizar el resultado final.
- Tiene que haber una planificación de los objetivos.
- La palabra del líder es ley.
- Los miembros dependen de un jefe único.
- i hay estrellas, estas se han de subordinar al equipo.
- La información debe ser actual y disponible a todos.
- Ejemplo: Orquesta sinfónica.
Equipo sincrónico (Dobles de tenis).
- Los participantes juegan simultáneamente y deben sincronizar sus acciones..
- Deben estar preparados para cambiar, simultáneamente, cuando cambien las reglas..
- El tamaño ha de ser reducido (5 a 7).
- Objetivo único y muy claro.
- Los miembros se han de entrenar y trabajar juntos, antes de poder funcionar como equipo..
- Actúa el equipo, el individuo sólo aporta..
- Ejemplo: Orquesta de Jazz
Trabajo de solistas (“Estrellas”).
- Aquí lo que tenemos es una persona excepcional a la que hay que arropar para que el pueda sacar lo mejor de si mismo.
- Dependiendo de las circunstancias los que le rodean deberán formar un equipo de alguno de los tipos anteriores.
- Ejemplo: Cantante de opera necesita de varios equipos para realizar su trabajo: Orquesta, Coreografía, etc.
LOS 10 FACTORES DE LOS EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO
Repaso de los 10 factores clave o indicadores de efectividad de un equipo de alto rendimiento:
1- CLARIDAD DE METAS Y OBJETIVOS
Las metas y objetivos representan la razón por la cual el equipo opera como tal (el “para qué” de su existencia).
El completo conocimiento de las mismas por todos los miembros de un equipo, asegura la orientación común de
sus acciones y comportamientos.
Comportamientos observables asociados:
- Existe total claridad de metas y objetivos, hacia los que el personal dirige sus esfuerzos.
- Cada integrante conoce en qué medida está contribuyendo con su desempeño al resultado global.
- Se establecen y se conocen secuencias de actividades para lograr los objetivos.
2- CLARIDAD DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Las diferentes responsabilidades, funciones y roles en un equipo permiten la efectiva organización y administración de los esfuerzos y aportes individuales al objetivo común.
La claridad de su definición facilita la gestión individual y grupal, evitando acciones improductivas.
Comportamientos observables asociados:
- Los miembros del equipo conocen sus responsabilidades para el logro de los objetivos.
- Cada miembro del equipo sabe lo que puede esperar de los demás miembros del equipo.
- Cada miembro del equipo sabe lo que los demás miembros del equipo esperan de él.
3- CLARIDAD DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Las normas y procedimientos representan las grandes reglas que regulan la conducta de los miembros de un equipo. Ellas pueden ser implícitas o no expresadas, explícitas o expresadas y hasta escritas. Su claro establecimiento y conocimiento por parte del equipo favorece la interrelación productiva.
Comportamientos observables asociados:
- Las normas y procedimientos están claramente definidas.
- Las normas y procedimientos son conocidas por todo el personal.
- Se permite el cuestionamiento y la modificación de normas improductivas.
4- CONFIANZA
Representa la posibilidad que cada uno de los miembros tiene de contar con los demás, pudiendo expresar sus ideas y sentimientos, pidiendo lo que necesita sin temores o especulaciones.
Comportamientos observables asociados:
- Existe confianza en las competencias personales y profesionales propias y de los demás miembros del equipo.
- Hay manifestaciones de apoyo y ayuda entre las personas.
- Siempre se encuentra alguien para comentar y resolver los problemas.
5- COMUNICACIÓN DIRECTA, ABIERTA Y FLUIDA
Representa el dar y recibir información, ideas, pensamientos opiniones, sentimientos, etc. a través de mensajes verbales y no verbales. La fluidez y libertad en la comunicación favorece la participación activa de los integrantes de un equipo, como así también su integración y cohesión.
Comportamientos observables asociados:
- Cada miembro del equipo está enterado de lo que está ocurriendo.
- Se escuchan unos a otros, sin temor a la crítica.
- Existe retroalimentación efectiva.
6- SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y CONFLICTOS
Los conflictos y problemas en la vida de un equipo son, generalmente, inevitables, necesarios y no siempre negativos. Es a partir de enfrentarlos y administrarlos de manera efectiva, que es posible generar soluciones creativas, propiciando el crecimiento individual y grupal.
Comportamientos observables asociados:
- Se solucionan los problemas a medida que aparecen.
- Se enfrentan los conflictos y se toman como oportunidades de aprendizaje y crecimiento.
- Hay flexibilidad y creatividad en la toma decisiones.
7- PARTICIPACIÓN EN LAS DECISIONES
Participación es el proceso de comunicación entre dos o más personas que exponen sus puntos de vista involucrándose en las situaciones. La activa participación de los miembros de un equipo en las situaciones que enfrentan, favorece el compromiso individual y grupal.
Comportamientos observables asociados:
- Todos tienen la oportunidad e intervienen en las decisiones.
- Hay autonomía a la vez que corresponsabilidad sobre los resultados que se obtienen.
- Hay un liderazgo dinámico. De acuerdo al tema cualquier miembro del equipo puede liderar al resto.
8- SENTIDO DE ORGULLO Y PERTENENCIA
La natural necesidad de afiliación de las personas se satisface cuando se encuentran plenamente identificadas con el grupo al que pertenecen. La participación e involucración de los miembros es más activa y productiva.
Comportamientos observables asociados:
- Los miembros del equipo muestran orgullo y satisfacción por pertenecer al mismo.
- Se manifiesta alta motivación y optimismo frente a los proyectos.
- El equipo de esta Gerencia/Departamento es un buen modelo para el resto de la organización.
9- RECONOCIMIENTO
La valoración de los aportes y logros individuales y grupales, actúa como estímulo a la continuidad del comportamiento, favoreciendo la integración, la comunicación, la motivación, el clima grupal y el sentido de pertenencia.
Comportamientos observables asociados:
- Existen muestras de reconocimiento explícito a los logros individuales y grupales.
- Todos se encuentran reconocidos por los demás.
- Se valora el logro de resultados y la forma en que fueron alcanzados.
10- CLIMA LABORAL
Representa el sentimiento del equipo, lo placentero o displacentero que resulta pertenecer y desempeñarse en él. Se manifiesta a través de indicadores de conducta verbales y no-verbales.
Comportamientos observables asociados:
- Existen muestras de más satisfacción que frustración.
- más compromiso que indiferencia.
- más colaboración que competencia.
Tácticas para liderar equipos interfuncionales
Fundamentos básicos del liderazgo
- Visión y Orientación al Logro
- Motivación y Compromiso
- Esfuerzo y Disciplina
- Aprendizaje y Capacitación
- Iniciativa y Creatividad
- Gestión de Personas y Espíritu de Equipo
17 Tácticas para liderar equipos 17 Tácticas para liderar equipos interfuncionales interfuncionales
- Define claramente vuestra misión y objetivos
- Basa la jerarquía en el liderazgo, el conocimiento y la autoridad
- Delega y enseña a delegar
- No recurras siempre al trabajo en equipo (puede no ser preciso o posible)
- Se exigente y práctica con el ejemplo
- Automotivate y despierta en tu equipo la ilusión por colaborar en el proyecto
- Escucha a tu gente , solicita y da “feedback”
- Reconoce los retos de tu equipo de forma sincera y personalizada
- Utiliza tu inteligencia emocional
- Aprende a gestionar el miedo
- Crea un clima distendido, pero profesional
- No eludas el conflicto, gestiónalo
- Prevente de los “team destroyers”
- No tomes partido por ningún miembro si se produce un conflicto
- No desmoralices al personal si no se satisfacen las expectativas
- No fomentes favoritismos
- Valora los esfuerzos individualmente
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