DIRECCIÓN DE EQUIPOS INTERFUNCIONALES

Factores para el alto rendimiento de los equipos dentro de una organización

Prof. Juan Antonio Ramos-Yzquierdo (TEMIS, Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Navarra), nos ha dado una charla recientemente sobre Los Equipos Interfuncionales en las Empresas. Esto es lo que nos ha contado.

¿qué es un EQUIPO?

Sobre los equipos… “El EQUIPO es un grupo llevado a un nivel más alto”

• Un equipo es un número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables.
• Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado. El resultado de sus esfuerzos individuales es un nivel de desempeño mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales.
• La gerencia busca esa sinergia positiva que permitirá a sus organizaciones mejorar el desempeño. El uso extensivo de los equipos crea el potencial para que una organización genere mejores resultados sin un incremento en las contribuciones.

Todo equipo existe para obtener resultados que no podrían conseguir sus integrantes por separado.

¿Qué es trabajo en Equipo?

El proceso en el que un grupo de personas COLABORAN, para alcanzar un OBJETIVO COMÚN.

Tipos de Equipos

Existen diferentes tipos de equipos. La función de algunos de ellos es hacer propuestas, otros disponen de autoridad para tomar decisiones y otros se encargan de la dirección de las operaciones. La razón de la existencia de ciertos equipos es la solución de problemas, mientras que otros participan en actividades interfuncionales.

Los equipos pueden ser clasificados con base en sus objetivos. Las tres formas más comunes de equipo que se encuentran en una organización son:

• los equipos de solución de problemas,
• los equipos autodirigidos
• los equipos interfuncionales.

Equipos de solución de problemas

Los miembros comparten ideas u ofrecen sugerencias sobre la forma de mejorar los procesos y los métodos de trabajo. Pocas veces, sin embargo, tienen la autoridad para poner en práctica unilateralmente cualquiera de sus acciones sugeridas.

• Objetivo: mejora calidad, eficiencia, entorno de trabajo.
• De 5 a 12 personas, del mismo departamento, reunidos pocas horas a la semana.
• Ejemplo: los círculos de calidad.

Equipos autodirigidos:

Grupos de 10 a 15 personas que toman las responsabilidades de quienes antes eran sus jefes.
Por lo general, esto incluye: la planeación y la programación del trabajo, el control sobre el ritmo de trabajo, la toma de decisiones operativas y ejecución de acciones sobre los problemas. Los equipos completamente autodirigidos incluso seleccionan a sus propios miembros y hacen que éstos evalúen el desempeño de cada uno.

• Objetivo: Resuelven problemas, implantan soluciones y son responsables de resultados.
• Precaución, no siempre van bien.
• Ejemplo: red de expertos.

Equipos interfuncionales:

Estos equipos son formados por personas del mismo nivel jerárquico pero de diferentes áreas de trabajo, que se reúnen para llevar a cabo una tarea.

• Objetivo: permitir a la gente de diversas áreas dentro de una organización (o incluso entre organizaciones) intercambiar información, desarrollar nuevas ideas, solucionar problemas, coordinar proyectos complejos y gestionar procesos de negocio.
• Ejemplos: Task force (temporal), Comités.

¿Qué es interdependencia organizativa?

La interdependencia implica el grado en el cual los departamentos o unidades organizativas dependen unos de otros en la realización de sus tareas a fin de cumplir con sus objetivos.

• Baja interdependencia significa que los departamentos o unidades pueden realizar su trabajo de forma independiente y tener poca necesidad de interacción, consulta e intercambio de recursos.
• Alta interdependencia significa que los departamentos o unidades deben intercambiar constantemente recursos.
• Tres tipos de interdependencia (James Thomson): mancomunada, secuencial y recíproca.

Tipos de interdependencia organizativa

INTERDEPENDENCIA MANCOMUNADA O COMBINADA

• Cada unidad forma parte de la organización y contribuye al bien común de ésta, pero trabaja de manera independiente.
• El trabajo no fluye entre las unidades, son unidades relativamente independientes de la misma organización, que comparten ciertos recursos escasos.
• Es la forma más baja de interdependencia, con necesidades de coordinación muy limitadas.
• Ejemplo: las oficinas de la red comercial de un banco.

INTERDEPENDENCIA SECUENCIAL O EN CADENA

• La producción de una unidad se convierte en la entrada de otra unidad. Una debe terminar sus actividades y trabajo antes que otra unidad pueda empezar a trabajar en el producto o proyecto. Cada unidad interactúa estrechamente con aquellas que la preceden o la siguen para hacer una determinada operación.
• La interdependencia es serial, existiendo necesidades de coordinación estrechas para mantener un flujo de tareas fluido e ininterrumpido.
• Ejemplo: fábrica de muebles.

INTERDEPENDENCIA RECIPROCA

• En organizaciones más complejas en las cuales los productos y servicios de varias unidades sirven como entradas a otras unidades clave en la organización. Cada unidad o grupo debe trabajar con todas las demás para crear “en común” un producto o servicio.
• Es el nivel más alto de interdependencia, con necesidades fundamentales de coordinación entre las unidades; ninguna puede realizar bien su trabajo sin una contribución activa de las restantes. Todas dependen de todas en todo momento.
• Ejemplo: Hospital.

Equipos interfuncionales de alto rendimiento: factores clave, gestión y desarrollo

• FACTOR 1: Claridad de metas y objetivos
  ¿Conoce cada integrante en qué medida está contribuyendo con su desempeño al resultado global?
• FACTOR 2: Claridad de responsabilidades y funciones
  ¿Cada miembro del equipo sabe lo que puede esperar de los demás miembros del equipo y lo que los demás esperan de él?
• FACTOR 3: Claridad de normas y procedimientos
  ¿Las normas y procedimientos son conocidos por todos?
  ¿Se permite cuestionar y modificar las improductivas?
• FACTOR 4: Confianza
  ¿Existe confianza en las competencias personales y profesionales propias y de los demás miembros del equipo?
  ¿ Siempre hay alguien para comentar y resolver problemas?
• FACTOR 5: Comunicación abierta, directa y fluida
  ¿Cada miembro está enterado de lo que está ocurriendo?
  ¿Existe escucha activa y retroalimentación efectiva?
• FACTOR 6: Solución de problemas y conflictos
  ¿Se enfrentan y solucionan los conflictos y se toman como oportunidades de aprendizaje y crecimiento?
  ¿Se solucionan los problemas a medida que aparecen?
• FACTOR 7: Participación en las decisiones
  ¿Todos tienen oportunidad e intervienen en las decisiones?
  
  ¿Hay autonomía a la vez que corresponsabilidad sobre los resultados que se obtienen?
  
  ¿Se promueve un liderazgo dinámico?
• FACTOR 8: Sentido de orgullo y pertenencia
  ¿El Equipo se muestra orgulloso y satisfecho de pertenecer al mismo?
  ¿Se manifiesta alta motivación y optimismo frente a los proyectos y cambios?
• FACTOR 9: Reconocimiento
  ¿Existen muestras de reconocimiento explícitos a los logros personales e individuales?
  
  ¿Se valora el logro de resultados y la forma en que fueron alcanzados?
• FACTOR 10: Clima
  Existe muestras de:
  • Satisfacción más que frustración
  • Compromiso más que indiferencia
  • Colaboración más que competencia