Basecamp: Gestión de proyectos y equipos
Qué es y para qué sirve Basecamp
Basecamp es un organizador y gestor de tareas para equipos colaborativos, basado en la nube, y que ofrece herramientas y recursos para la gestión de proyectos: listas de tareas, hitos, registro de tiempos, compartir archivos, edición colaborativa de documentos y mucho más. A diferencia de la gran variedad de opciones, a menudo poco utilizadas, que ofrecen otras aplicaciones similares, Basecamp se centra en las funcionalidades más usadas en este tipo de herramientas, caracterizándose por su sencillez y su facilidad de uso.
En este sentido, Basecamp es una herramienta eficaz incluso para la gestión individual de los proyectos, pero despliega todo su potencial a la hora de coordinar el trabajo de los miembros de la propia organización, los distintos grupos de trabajo, los clientes, los proveedores o incluso las diferentes organizaciones empresariales con las que tienes que colaborar.
Así, cada proyecto que se crea dentro de esta aplicación contiene tableros de mensajes, listas de tareas pendientes, calendarios, horarios de entrega, almacenamiento de archivos y un chat grupal para facilitar el desarrollo del trabajo en equipo.
Pero cuidado, no debemos confundir la herramienta organizativa Basecamp, con la plataforma BaseCamp de Garmin, enfocada al seguimiento GPS de rutas en la montaña.
Quiénes pueden usar Basecamp
Basecamp resulta una herramienta de gran valor para cualquier grupo u organización que quiera gestionar sus proyectos y coordinar las tareas de los distintos miembros de una forma clara, cómoda y sencilla de usar.
Así, Basecamp ha demostrado ser una herramienta de gran valor para la gestión y la organización para empresas que trabajan de forma remota, PYMES, Digital Project Managers, autónomos, grupos de freelancers, estudiantes de todo tipo… En este sentido, cabe resaltar que puede ser de gran utilidad para coordinar interna (entre sus distintos miembros) y externamente (con la organización para la que trabajan u otras organizaciones externas) el trabajo que se realiza en los Grupos de Trabajo Autónomos (AWG) u otros modelos similares donde la autonomía condiciona la coordinación y la comunicación.
Ventajas y desventajas de Basecamp
Como todas las herramientas de gestión, podríamos decir que Basecamp cuenta con una gran cantidad de ventajas para organizar los equipos y las tareas que debe desarrollar y algunas desventajas que debes tener en cuenta. Así, entre las principales ventajas con las que cuenta Basecamp, destacan las siguientes:
- Interfaz sencilla: Basecamp es fácil de utilizar incluso para los usuarios con menos conocimientos técnicos. Su interfaz es clara e intuitiva. Así mismo, se trata de una herramienta que gusta a mucha gente gracias a su potente buscador que permite localizar todos los archivos, proyectos y chats sin tener que cambiar entre distintas ventanas o herramientas.
- Compatibilidad: Basecamp es compatible con la práctica totalidad de plataformas con conexión a internet, ya sea en forma de página web, software para escritorio o app para smartphone.
- Comunicación eficaz: Basecamp cuenta con espacios bien delimitados para cada conversación según su propósito y el proyecto al cual se hace referencia. Se pueden agrupar los mensajes por temáticas para no perder registro de ningún detalle. La eficiencia en la comunicación es una de las características más destacadas de Basecamp.
- Gestión de proyectos: Se trata de una herramienta centrada en la gestión de proyectos, permitiendo realizar conteos de horas de trabajo para un mejor seguimiento de los proyectos.
- Gestión de documentos: Gracias a la facilidad para registrar y localizar documentos u otros recursos compartidos, Basecamp permite evitar la necesidad de otras herramientas para la gestión de archivos en la nube.
Pero no es oro todo lo que reluce, pese a contar con gran variedad de funcionalidades puede eches en falta algunas funcionalidades a la hora de usar Basecamp para gestionar tus equipos y proyectos de trabajo. Así, entre las cuestiones que podemos considerar como desventajas, destacan las siguientes:
- No cuenta con informes: En el caso de Basecamp, no hay que esperar una gestión de proyectos basada en datos. La solución no dispone de herramientas de análisis para obtener datos y plasmarlos en un informe. Tampoco cuenta con un de diagrama de Gantt ni otra forma de visualizar las dependencias entre las tareas y las fechas de entrega.
- No existen las subtareas: En ocasiones, los proyectos complejos siguen una estructura de varios niveles en la que muchas tareas se dividen en subtareas más pequeñas con un responsable directo. En este sentido, Basecamp no permite crear subtareas dependientes de otras tareas.
- Sin resumen general: En Basecamp, el nivel organizativo más alto es el nivel proyecto. Por lo tanto, no ofrece una visión general de todo el flujo de trabajo realizado en los distintos proyectos, lo que puede suponer una dificultad a la hora de asignar tareas o recursos a los distintos equipos de trabajo.
- No hay etiquetas para las tareas: Si desarrollas proyectos muy grandes, con gran variedad de tareas de distintas prioridades, en Basecamp no podrás asignar etiquetas para marcar estas cuestiones.
Cómo funciona Basecamp
Basecamp es una herramienta con gran variedad de funcionalidades que se agrupan en distintos bloques denominados proyectos. Cada uno de estos proyectos incluye toda la información necesaria para cada proyecto, así como las personas que realmente deben estar al tanto del desarrollo de cada proyecto. Así, el objetivo es tener toda la información relacionada con un proyecto en un solo lugar, de modo que todas las personas que necesiten estar informadas al respecto tengan acceso a la información y la documentación de forma clara, sencilla y en un solo lugar. Evitando la necesidad de recurrir a otras herramientas.
Una de las principales ventajas de Basecamp reside en la posibilidad de invitar a los clientes a un proyecto, pudiendo configurar la información que tienen disponible. Así, por ejemplo, se puede incluir a un cliente al proyecto para que pueda conocer en todo momento como avanza el proyecto pero limitar la información de modo que no vea por ejemplo, las tareas asignadas a cada trabajador.
Dentro de cada proyecto encontraremos una serie de secciones que nos ofrecen todas las herramientas necesarias para poder gestionar un proyecto:
- Tablón de anuncios o Message Board: Se trata de un tablón donde poder crear posts con información de relevancia para ser transmitida al equipo de trabajo y al cliente. Estos posts cuentan con una sección de comentarios para mantener la conversación en un solo lugar. Además, estos posts son enviados por email a modo de notificación a los participantes del proyecto. De este modo, los clientes pueden decidir si participar mediante la propia plataforma, o contestando de forma cómoda por email.
- Fogata o Campfire: Se trata de una herramienta de mensajería instantánea integrada en cada proyecto que creemos en Basecamp. Permite mantener conversaciones en tiempo real, ya sean entre miembros del equipo o entre el equipo el cliente.
Lista de tareas pendientes o To-do list: Al igual que sucede con el Campfire que encontraremos dentro de cada proyecto, también encontraremos una sección denominada To-do. Este tablón permite definir y asignar tareas a los distintos integrantes del equipo para poder programar y organizar la carga de trabajo de cada proyecto en un solo lugar ni interferir con otros proyectos. - Programación o Schedule: Esta herramienta ofrece una visión global de los deadlines e hitos de cada proyecto, para poder realizar labores de seguimiento de forma cómoda y sencilla. Hay que tener en cuenta que esta herramienta sólo tiene en cuenta las fechas del proyecto al que pertenece, de modo que no vale para tener una visión global del estado de los distintos proyectos en los que trabaja una organización o un equipo de trabajo.
- Documentos y Archivos o Docs&Files: Se trata de una herramienta que permite guardar de forma centralizada los documentos u otros archivos relacionados con el proyecto. Esta herramienta se puede utilizar desde el apartado Docs&Files de cada proyecto, así como desde cualquier lugar en el que tengamos un editor de texto en Basecamp, como por ejemplo al realizar un comentario en un post creado en el Tablón de Anuncios o Message Board.Para usar esta herramienta desde un editor de texto, basta con hacer clic en el icono de clip (habitualmente utilizado para identificar archivos adjuntos) que encontraremos en el lado derecho de la barra superior del editor de texto. Al hacer clic se abrirá un explorador de archivos donde podremos seleccionar el archivo a adjuntar.En cambio, si lo que queremos es guardar uno o varios archivos en el repositorio de un proyecto, tendremos que pulsar en el botón verde “+New…” que encontraremos en la parte superior izquierda del apartado Docs&Files de cada proyecto. Una de las ventajas de esta herramienta es que nos permite renombrar los archivos que aloja y añadirle notas al mismo. Además, también ofrece la posibilidad de enviar una notificación a los miembros del equipo cuando un integrante cambie el nombre del archivo o añada una nota al mismo.
- Registro o Check-ins automáticos: Se trata de una herramienta que permite realizar preguntas de forma automática y periódica (cada día, semana, mes…) a los miembros del equipo para poder conocer el estado del proyecto y las tareas a realizar, plasmando estas respuestas a modo de resumen.
Todas estas herramientas, cuentan con opciones de configuración para adecuarse a las necesidades de tu equipo y los proyectos que desarrolláis. De este modo, las herramientas con las que cuenta Basecamp pueden ser de gran utilidad para gestionar el trabajo y la comunicación interna del equipo y la organización y la comunicación externa con los clientes para los que se desarrolla el proyecto.
Basecamp gratis y de pago
Si deseas utilizar esta herramienta de gestión de proyectos de manera individual o con equipos de máximo 20 personas, podrás usar Basecamp gratis, aunque algunas funciones se verán un poco más limitadas. Por ejemplo, el límite de proyectos será de 3 y el almacenamiento disponible se limita a 1GB.
en cambio, para poder usar Basecamp con equipos de más de 20 personas y desbloqueando todas las funciones que ofrece la herramienta, es necesario pagar un plan de Basecamp Business por $99 al mes, al cual podrás acceder de manera gratuita en un modo de prueba de 30 días que te permitirá valorar el potencial real de la herramienta. Se trata de una herramienta con un precio relativamente contenido, que estará disponible para toda tu fuerza de trabajo, ya se componga de 30 o 1000 personas.
¿En qué dispositivos se puede usar Basecamp?
Basecamp cuenta con una gran disponibilidad al margen del dispositivo que utilices. Cuenta con una versión web a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet y versiones descargables para escritorio, ya sean para el SO Windows o Mac.
Pero no cuenta solo con versiones de escritorio. Muchas veces, nuestro equipo de trabajo tiene que desplazarse a distintas ubicaciones en las que no tendrán disponible su ordenador. Para estas situaciones, Basecamp también cuenta con apps descargables para dispositivos Android e iOS.
Alternativas a Basecamp para la gestión de proyectos y la organización de tareas
Basecamp es una herramienta de gran valor para gestionar la organización del trabajo. Podríamos decir que se trata de una herramienta “todo en uno”, pero dependiendo de las necesidades de los proyectos que desarrollamos, puede que no cumpla con todas las funcionalidades que necesitemos. En ese caso, queremos plantear algunas alternativas que también pueden resultar de interés para este tipo de actividades:
- Slack: Slack es una popular herramienta organizativa que permite organizar el trabajo de un proyecto, un departamento o toda una oficina de forma cómoda y clara. Los canales públicos están abiertos a cualquier miembro del equipo, facilitando la comunicación entre los distintos equipos o departamentos de una organización.
- Asana: Asana es una solución de gestión de proyectos y trabajo para equipos de trabajo. Permite organizarlo todo, desde los objetivos de la empresa hasta las tareas del día a día, en un solo lugar. Cuenta con un sistema de prioridades y responsabilidades muy claro para los equipos de trabajo y da seguimiento al progreso en tiempo real para mantener los proyectos en la dirección correcta.
- Trello: Desde ventas y marketing hasta Recursos Humanos y operaciones, los equipos pueden diseñar y personalizar Trello para que se ajuste a sus necesidades y estilos de trabajo únicos. Y con más de más de 100 integraciones con otras herramientas clave como Google Drive, Slack, Jira y más, Trello es un centro de proyectos vivos e inspiradores de colaboración entre equipos, sin importar dónde debas realizar tu trabajo.
Taller: Gestión de proyectos y equipos con Basecamp
El taller sobre la gestión de proyectos y equipos con Basecamp tiene el objetivo de ofrecer una aproximación práctica a Basecamp para conocer y evaluar sus características como herramienta de gestión de equipos y proyectos y, principalmente, está dirigido a responsables técnicos y gestores de proyectos de pymes y micropymes.
Programa del taller sobre gestión de proyectos y equipos con Basecamp
INTRODUCCIÓN
- Los problemas de la gestión de proyectos tradicional.
- Ventajas de los sistemas de gestión de proyectos en la nube.
- Limitaciones de los sistemas de gestión de proyectos y apoyo mediante otras herramientas (Google Drive, Dropbox…).
BASECAMP
- Los diferentes tipos de cuentas de Basecamp.
- Lo básico:
- Proyectos.
- tareas, fechas y responsables.
- Comentarios.
- …
- Formas de gestionar la documentación: adjunta (sistema nativo) o enlazada (Google Drive, Dropbox…)
- Diferentes empresas y departamentos: ocultar y mostrar información persona a persona.
- Trabajar con otras empresas: clientes y proveedores.
- Seguimiento a los proyectos.
- Las plantillas de listas de tareas y de proyectos para ahorrarnos tiempo.
- Gestión de tareas recurrentes con Basecamp como si fueran un proyecto.
- Gestión de Basecamp desde el correo electrónico y desde un programa externo de calendarios.
CONCLUSIONES
Otras actividades relacionadas
Además del taller sobre la gestión de proyectos y equipos con Basecamp, también llevamos a cabo otros talleres y eventos relacionados con la coordinación de trabajo y la organización empresarial que pueden ser de tu interés:
- TEAMS: Productividad y comunicación con tu equipo
- Google Drive y Calendar: Crea, comparte y colabora en la nube
- Conociendo Office 365; OneDrive, tu nube
- Comunicación interna e Intranet
- Organiza la información digital que te aporte valor
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